De 5 onderdelen van een perfecte onboarding

Onboarding wordt een steeds belangrijker deel van employer branding. Hoe zorg je voor een warm welkom? Welke onderdelen zorgen voor een prettige en gezonde relatie met een medewerker vanaf het allereerste contact?

Onboarding is veel meer dan een introductie in een bedrijf, een mooie welkomstbrief of een inwerkprogramma voor de eerste week. Het is het proces dat zorgt voor een soepele overgang van werknemers in hun nieuwe rol en in de organisatie. Het heeft te maken met een cultuur die je zorgvuldig moet opbouwen en die elke medewerker de mogelijkheid geeft om te gedijen in zijn of haar nieuwe rol, het team en in de organisatie.

Een goed introductieprogramma voor nieuwe werknemers neemt spanningen weg.

Een goede onboarding heeft meerdere voordelen. Bekijk het eens vanuit het perspectief van een nieuwe werknemer. Starten met een nieuwe baan is spannend en brengt onzekerheden met zich mee. Je moet de nieuwe bedrijfscultuur leren kennen en het is altijd afwachten hoe de nieuwe functie uit zal pakken. Door een goed introductieprogramma voor nieuwe werknemers op te zetten neem je spanningen weg. Ook leren medewerkers hun nieuwe collega’s kennen en versterk je meteen onderlinge relaties.

Een aantal voordelen

Een aantal belangrijke voordelen van een goed onboardingsproces voor nieuwe werknemers:

• Je bezorgt je nieuwe medewerkers een positieve ervaring
• De betrokkenheid van je werknemers wordt hoger
• Talent aantrekken wordt eenvoudiger
• Het helpt bij behoud van personeel
• De productiviteit gaat omhoog
• De nieuwe collega’s maken zich hun nieuwe rol snel eigen
• Het helpt bij het inwerken van de nieuwe collega in de bedrijfscultuur
• Je kunt er opleidingsbehoeften mee identificeren

De 5 fasen van onboarding

Een goed proces van onboarding valt onder te verdelen in een vijftal fasen:

• preboarding,
• de eerste werkdag,
• de eerste werkweek,
• de eerste 90 dagen en het eerste jaar.

1. Preboarding

De preboarding begint op het moment dat de kandidaat een functie krijgt aangeboden en deze accepteert. Er zijn verschillende dingen die je in deze fase kunt doen om dit proces soepel te laten verlopen, zoals automatisering, of een welkomstpakket met daarin bijvoorbeeld een bedrijfsvideo en een persoonlijk inwerkplan. Maar ook een checklist voor je eerste dagen, zodat mensen weten waar ze naartoe moeten en met wie ze gaan samenwerken is erg waardevol. Sommigen prefereren een (video-)introductie aan het team of een persoonlijke ontmoeting vóór de eerste dag om iedereen kennis te laten maken met de nieuwe starter.

2. De eerste dag

De eerste dag is misschien wel de belangrijkste. Maar liefst 4% van de nieuwe starters vertrekt al na zijn eerste dag. Een goede indruk maken is dus essentieel. Er zijn veel dingen die je kunt doen om het proces eenvoudig, leuk en positief te maken. Zorg bijvoorbeeld voor een buddysysteem met een ervaren collega. Hij of zij kan helpen bij de introductie in de rest van het bedrijf, laten zien waar alles staat en vragen beantwoorden.

Een gesprek met het IT-team kan helpen bij het begrijpen hoe je moet inloggen, welke procedures er zijn voor het gebruik van laptops en telefoons en hoe je toegang krijgt tot het netwerk en internet. Het is altijd een goed idee om samen met het team te lunchen, zodat de nieuwe collega zich meer op zijn gemak voelt.

3. De eerste week

In de eerste week zal de nieuwe collega vragen hebben of misschien zorgen. Het is daarom belangrijk om te luisteren en hem of haar op zijn gemak te laten voelen zodat hij of zij zijn zorgen en problemen kan bespreken en een vertrouwensrelatie kan opbouwen met de manager en het team. Enkele dingen die je kunt doen tijdens het onboardingproces:

• Plan een informeel gesprek in met HR om de nieuwe collega te ontmoeten en eventuele problemen of zorgen bespreekbaar te maken.
• Betrek het senior management bij dit proces. Zorg dat de nieuwe collega zich gewaardeerd voelt.
• Organiseer sociale ontmoetingen met het nieuwe teamlid. Plan afspraken in tijdens de eerste werkweek en help hem of haar om betrokken te raken bij het bedrijf.
• Bekijk met de nieuwe collega wat hij of zij de komende 3 maanden nodig heeft, bijvoorbeeld qua training.

4. De eerste 90 dagen

Tijdens de eerste 90 dagen kunnen nieuwe collega’s zich echt in hun nieuwe rol vastbijten en krijgen werkgevers een goede indruk van de nieuwe medewerker. Dit is essentieel om een beeld te vormen van hoe iemand presteert en hoe hij of zij het in het team doet. Ook hoe zij het werk ervaren en wat de bijdrage is geweest is belangrijk om vanuit hun perspectief te peilen. Daarom zijn er dingen die je kunt doen om te zorgen dat ze zich gewaardeerd, uitgedaagd en op hun gemak voelen.

• Gebruik een checklist om te zien of ze hun doelstellingen hebben gehaald. Is dat het geval? Beloon ze daarvoor. Plan een formele evaluatie, inclusief feedback van het team.
• Stel nieuwe doelen voor de komende 90 dagen en plan een aantal informele gesprekken in.

5. Het eerste jaar

Hoewel je het grootste deel van de onboarding in de eerste weken/maanden afrondt, is het belangrijk om na een jaar een evaluatie te doen. Het kan nuttig zijn voor alle partijen, maar het belangrijkste is dat de starter weet dat hij niet vergeten wordt, zodat hij zich meer gewaardeerd voelt. Zo’n evaluatie na een jaar kan eventuele problemen aan het licht brengen en ook aangeven wat de positieve kanten zijn van het werk. Dit kun je gebruiken om toekomstig talent te herkennen en aan te trekken.