Een blog over onboarding

Kun jij nog je eerste werkdag herinneren? Het zoeken naar de
koffieautomaat en de toiletten, een bureau krijgen zonder werkende
telefoon en het onnodig meenemen van je eigen lunch op vrijdag
omdat je niet wist dat er broodjes worden besteld door de baas. Of
heb jij je eerste week heel anders ervaren? En zijn jou alle ins en outs
al op je eerste werkdag verteld? Van vaste plekken in de
kantine, een vooraf ingestelde ready to go
laptop en alle details en do’s en don’ts van de vrijdagmiddagborrel. Een
eerste indruk is belangrijk en blijft een nieuwe medewerker zijn leven lang
bij. Een goede eerste indruk creëert een goed gevoel en een band met een
bedrijf en collega’s. Het onboarding traject is hierbij van groot belang en gaat verder dan alleen
de eerste dag of week. Maar hoe pak je een onboarding traject
aan? En welke mogelijkheden zijn er als alles zoveel mogelijk online
moet gebeuren? 

Wat is onboarding? 

Onboarding is
een combinatie van introductieactiviteiten. Het proces betreft de eerste
honderd werkdagen van een nieuwe medewerker. Het doel van onboarding is
dat de werknemer zijn of haar rol binnen de organisatie zo
effectief mogelijk kan vervullen. Elke nieuwe ervaring van een
nieuwe werknemer bij een organisatie heeft invloed op zijn of haar succes en
het zorgt voor het kweken van betrokkenheid en interesse in de visie,
strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Deze ervaringen
kunnen zowel gepland als ongepland zijn. 

Waarom onboarding? | voordelen en effecten 

Voor werknemers is het erg prettig om goed ingewerkt te worden. Hierdoor zijn ze namelijk al snel bekend met het bedrijf, de bedrijfsdoelen, de collega’s en de manier van werken. Door direct een sterk netwerk op te bouwen, weet de werknemer waar hij of zij moet zijn voor vragen of om zaken te regelen. Door hier snel aan te wennen, kan de focus worden gelegd op wat er echt belangrijk is, namelijk het werk zelf.  

Een goede begeleiding of onboarding brengt
diverse voordelen met zich mee: 

• Het
  helpt medewerkers bij het wegwijs maken in de organisatie. Bijvoorbeeld
  het aanwijzen van de toiletten, vertellen hoe de lunch eraan toegaat of
  uitleggen hoe de automaat werkt. Zo voelt een werknemer zich eerder thuis en op
  zijn/haar plek. 
• Het
  geeft een boost aan de betrokkenheid van nieuwe werknemers. Zij voelen zich
  welkom, trots en gewaardeerd. 
• Het
  helpt bij verwachtingsmanagement. Wat wordt er van de nieuwe medewerker
  verwacht en wat mag hij/zij van de organisatie verwachten? 
• Het
  kan een bijdrage leveren aan cultuurveranderingstrajecten. Nieuwe werknemers
  zijn nog blanco en zullen door een goed onboarding traject
  eerder het gewenste gedrag vertonen dat de organisatie wil zien. 
• Het
  zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer sneller ingewerkt is en efficiënt en
  effectief inzetbaar is, omdat hij/zij niet zelf het wiel hoeft uit te vinden.
  Goed ingewerkte medewerkers zijn productiever en dragen daarmee bij aan het
  rendement van een organisatie (Kluijtmans & Kampermann, 2017). 

Onze eigen ervaring 

Sinds dit voorjaar werken wij (Jade, Ilse Anna en Sanne)
als stagiaires bij Eqib. Toen
wij hier startten kregen wij een gepersonaliseerd onboarding programma, waarin de
systemen en procedures duidelijk één voor één worden behandeld. Zo leerden we
snel en duidelijk omgaan met de Recruitment Software, LinkedIn
en wordt ons uitgelegd wat de procedures zijn. Op de eerste werkdag
is onze computer voorgeprogrammeerd, werkt ons e-mailadres en telefoonnummer en
hebben we inzage in de agenda’s van al onze collega’s. Zo kunnen we binnen
twee weken tot een maand ook zelfstandig aan de slag. Dit is voor zowel de
werknemer als de werkgever prettig. Want zodra een werknemer zelfstandig
aan de slag kan, krijgt de leidinggevende een beeld van zijn of
haar potentie. 

Dat het niet vanzelfsprekend is dat de werkplek in orde
is ten tijde van de eerste werkdag, wordt al snel duidelijk als we de
studies erbij pakken. Hieruit blijkt dat bij slechts 1 op de
3 werknemers de werkplek gereed is. Maar niet alleen deze
cijfers laten zien dat er nog genoeg werk aan de winkel is wat betreft onboarding. Slechts
35% van de medewerkers voelt zich namelijk helemaal opgenomen in het
team en maar liefst 28% weet niet bij wie ze terecht kunnen met vragen (Employee journey experience rapport,
n.d.). Dat het onboarding traject nog niet altijd het gewenste resultaat heeft, is dus
wel duidelijk. Bij 40% van de ondervraagden bleek zelfs dat er helemaal
geen onboarding programma aanwezig was (Employee journey experience rapport, n.d.).  

Onboarding in de praktijk 

Maar hoe pak je een goed onboarding traject
aan? Door een paar voorbeelden te geven uit de praktijk laten wij
zien hoe je het onboarden met simpele aanpassingen succesvoller kan maken. 

Het bedrijf Google wordt bijvoorbeeld gezien als de
derde beste werkgever van de Verenigde Staten. Ook hun onboardingsproces is
net even anders en daarom interessant. Zo stuurt de wervingsmanager één dag
voordat een nieuwe werknemer begint een email met
daarin vijf kleine taken die belangrijk zijn naar de betreffende
manager. 

1. Het hebben van een discussie over rollen en verantwoordelijkheden;  

2. Het matchen van de nieuwe werknemer aan een maatje (peer
buddy);  

3. Het helpen van de nieuwe medewerker aan het bouwen van een
sociaal netwerk;  

4. Het opzetten van een onboarding check-in
één keer per maand zes maanden lang;  

5. Het stimuleren van een open dialoog.  

Doordat managers deze email één dag
van tevoren ontvangen (en dus net op tijd), kunnen zij dit
makkelijker onthouden. Dit zorgt ervoor dat de kans groter is dat ze het
traject ook correct uitvoeren. Doordat deze email specifiek naar de
manager wordt gestuurd die verantwoordelijk is voor het inwerken van de
nieuwe medewerker, voelt deze zich direct betrokken om het onboarding proces te
laten slagen. Deze kleine verandering zorgt voor een gevoel van urgentie en
verantwoordelijkheid. Hierdoor zijn de onboardingsresulaten bij
Google met 25% verbeterd (Ben Mulholland, 2018). 

Een ander voorbeeld is Tony’s Chocolonely waar elke nieuwe medewerker een strippenkaart krijgt met daarop de namen van zeven collega’s. Het gaat om collega’s waar de komende tijd niet vaak mee wordt samengewerkt zodat je ook die leert kennen en begrijpt wat zij doen voor de organisatie. De nieuwe werknemer plant onder begeleiding van een buddy lunches met deze werknemers om ze beter te leren kennen. 

Tips voor (online) onboarden 

In deze (online) tijd ziet het onboarding traject
er natuurlijk net even iets anders uit. Het schudden van handen en het geven
van een live presentatie terwijl je naast je nieuwe collega staat of zit, is nu
even niet mogelijk. Maar hoe richt je het onboarding proces
in als iedereen vanuit huis werkt, en welke mogelijkheden heb je? Wij laten met
een aantal praktische tips zien hoe je dit in kunt richten: 

• Bereid
  de komst van de nieuwe medewerker goed voor. Zorg voor een werkplek, computer, telefoon, een e-mailaccount en sleutel of
  toegangspas. Informeer ook de collega’s over de komst. Zo voelt de
  werknemer zich welkom en kan hij/zij zonder problemen beginnen aan de
  dag. Nu alles online gaat is toegang tot de company schijf en de juiste
  wachtwoorden nog meer van belang. 
• Op
  de eerste werkdag is het handig om te starten met een videocall met
  de leidinggevende of manager. Aan het einde van het gesprek kunnen toekomstige
  calls meteen worden ingepland, bijvoorbeeld 1 à 2 keer per week. Door de
  afspraak meteen te bevestigen, is er elke week voldoende ruimte
  vrij geroosterd voor de nieuwe
  werknemer en wordt deze niet vergeten. 
• Tijdens
  het eerste gesprek kunnen meteen de verwachtingen van beide kanten worden
  uitgesproken. Dit voorkomt teleurstelling later in het proces. 
• Het
  inzetten van een buddysysteem. Een collega met dezelfde functie of op
  dezelfde afdeling die al enige tijd bij het bedrijf werkt, wordt
  gekoppeld aan de nieuwe werknemer. De buddy helpt de nieuwe
  werknemer door de eerste paar weken en is het aanspreekpunt voor vragen. Via
  videobellen kan de buddy op de hoogte blijven en helpen met vragen
  over diverse onderwerpen. Er kunnen ook twee of meerdere buddy’s
  worden ingezet om de nieuwe werknemer te begeleiden. 
• Een collega
  of de buddy informeert de nieuwe werknemer over de informele regels. Is het
  bijvoorbeeld de bedoeling dat er in de chat een vraag wordt gesteld of wordt
  dit niet gewaardeerd? En is er elke vrijdag een vrijdagmiddagborrel? Deze zaken
  kunnen niet op de werkvloer worden opgepikt dus het is handig om de werknemer
  hierover in te lichten. 
• Creatieve oplossingen om de collega’s
  te leren kennen kan in de vorm van een digitaal smoelenboek
  of een welkom video waarin alle collega’s een klein woordje zeggen.
• Werkgerelateerde informatie, zoals uitleg over werken met de systemen, kan in
  fysieke vorm aan de nieuwe werknemer worden gegeven. Zo heeft de werknemer
  meteen alles bij de hand.  
• Werkgerelateerde informatie kan naast fysiek ook het beste digitaal
  beschikbaar zijn. Zorg dat alle informatie tijdens het onboarding traject
  op één plek te vinden is. Maak het makkelijk en
  overzichtelijk. Zorg ook dat er inloggegevens, een interne telefoon- en
  maillijst worden gedeeld zodat de werknemer meteen van start kan. 
• Een onboarding programma
  uitschrijven met details over de eerst dag, de eerste 9 dagen en de
  eerste 30 dagen helpt het onboarding traject
  in kaart te brengen. Hierin kunnen afspraken staan om bekend te
  worden met de systemen, maar ook met taken en
  verwachtingen. Bijvoorbeeld grafisch weergegeven als een routekaart om het
  proces overzichtelijk en luchtig te houden. 
• Maak gebruik van een ander medium
  om de boodschap over te brengen. Stel bijvoorbeeld het bedrijf en de
  collega’s voor in een video. Of geef een live online tour door het
  gebouw. Zo breng je meteen de cultuur van het bedrijf over en voelt
  de nieuwe werknemer zich al meer bekend bij het bedrijf. Je kunt
  ook een introductiefilmpje maken over het systeem en deze delen met alle
  nieuwe werknemers.  
• Voor
  werknemers uit het team ligt er ook een rol. Zij zijn namelijk
  deels verantwoordelijk voor het betrekken van de nieuwe werknemer bij de
  organisatie. Plan dus een koffiegesprek van een half uur om kennis te maken en
  peil af en toe hoe het gaat. 
• Vergeet ook
  niet het onboardingsproces te evalueren. Vraag relatief nieuwe medewerkers hoe
  zij dit proces ervaren hebben. Zijn er punten waar je als bedrijf van kan leren
  of dingen die aangepast en geoptimaliseerd kunnen worden in het proces?

Wees creatief! Zoals je ziet kan onboarding op vele manieren worden ingericht. Probeer een
geschikte manier te vinden die bij jouw bedrijf past. 

Met welke van deze bovenstaande tips ga jij verder aan de slag? 

 
Bronvermelding 

Ben Mulholland, B. (2018, 3 augustus).
Why
Google’s Onboarding Process Works 25% Better Than Everyone Else’s | Process
Street | Checklist, Workflow and SOP Software. Geraadpleegd op
19 mei 2020, van https://www.process.st/onboarding-process/  

Kluijtmans,
F. Kampermann, A. (2017). Leerboek HRM (3e druk). Noordhoff
Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. 

Verhoeven, A. (2015). Onboarding (1ste editie). Den Haag, Nederland: Boom Lemma. 

Employee journey experience rapport. (n.d.).