De onmisbare laatste stap in de employee journey

Offboarding, ook wel uitdiensttreding genoemd, vormt de laatste fase in de employee journey. Het is het proces van het soepel en professioneel begeleiden van een medewerker die de organisatie verlaat. Een goede offboarding zorgt voor een positieve laatste indruk, behoudt een goede verstandshouding en borgt een zorgvuldige kennisoverdracht.

Waarom is een goed offboardingproces belangrijk?

Offboarding is essentieel voor een volledig en afgerond HR-proces: na werving, onboarding en groei binnen de organisatie vormt dit de laatste stap. Met een goede offboarding sluit je de employee journey positief af, wat bijdraagt aan een uitstekende employee experience.

Een zorgvuldig offboardingproces is onmisbaar voor het behoud van een sterk employer brand, het delen van kennis met het team en het voorkomen van onnodige frustraties of complicaties. Daarnaast bieden exitgesprekken waardevolle inzichten in hoe de organisatie verder kan worden verbeterd en hoe je als werkgever het offboardingproces continu kunt optimaliseren.

In zes stappen naar een positieve offboarding, hoe pak je dat aan?

Een goed gestructureerd offboardingproces is cruciaal voor een positieve afronding van de samenwerking. Door helder in kaart te brengen welke acties er op welk moment nodig zijn, voorkom je onnodige complicaties, borg je de kennisoverdracht en behoud je een goede verstandhouding. Hieronder vind je de zes belangrijkste stappen om het uitdiensttredingstraject soepel en professioneel te laten verlopen.

  • Stap 1: Aankondiging vertrek medewerker
    Bespreek intern het aankomende vertrek en zorg dat betrokken afdelingen (HR, IT, leidinggevende, etc.) op de hoogte zijn
  • Stap 2: Communicatie en planning
    – Plan een exitgesprek en bespreek de datum van vertrek
    – Informeer het team en eventuele externe partijen over het vertrek
  • Stap 3: Overdracht van taken en kennis
    – Zorg voor een duidelijke overdrachtsdocumentatie
    – Laat de vertrekkende medewerker actief meewerken aan de inwerkdocumenten voor eventuele opvolgers
  • Stap 4: Administratieve afhandeling
    – Verwerken van alle HR- en salarisadministratie
    – Intrekken van toegangsrechten (IT-systemen, bedrijfsaccounts, autorisaties) en inname van bedrijfsmiddelen (laptop, telefoon)
  • Stap 5: Exitgesprek en feedback
    – Voer een exitgesprek om verbeterpunten of aandachtspunten voor de organisatie te achterhalen
    – Vraag eventueel om een referentie over de samenwerking
  • Stap 6: Nazorg
    – Bevestig dat alle praktische zaken geregeld zijn (o.a. getuigschrift, laatste salarisstrook)
    – Houd contact voor netwerkmogelijkheden, zeker als de persoon ambassadeur van de organisatie kan blijven

De duur van een offboardingproces kan variëren van enkele dagen tot meerdere weken of zelfs maanden, afhankelijk van factoren zoals de functie van de medewerker, het type contract en de hoeveelheid kennis of projecten die moeten worden overgedragen.

Onze ondersteuning bij offboarding

Wij bieden ondersteuning bij het opzetten, optimaliseren en uitvoeren van offboardingprocessen. Zo zorgen we dat alle stappen soepel verlopen en verlaat de medewerker de organisatie met een positief gevoel. Onze aanpak is gericht op het behouden van een sterk employer brand en een zorgvuldige afronding van de samenwerking.

Wij denken graag met je mee over dit traject binnen jouw organisatie!

Kantoor 02181

Vragen?

Heb je vragen of wil je direct aan de slag met een professioneel offboardingproces?

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Wat anderen over ons zeggen

, OCS Recreatie groothandel BV

9/10
11/11/2024

Fijn, daadkrachting, kennis van zaken en de markt.

Welke opdracht hebben we voor je mogen oppakken?

Werving van een Finance coördinator.

Zou u dit bedrijf aanbevelen? Ja

, Van Merksteijn Fences

10/10
06/05/2025

Wij werken al jaren samen met Eqib en zijn uitermate tevreden over de dienstverlening. Kandidaten worden goed gescreend alvorens ze aan ons worden voorgesteld. Altijd prettige en directe communicatie.

Welke opdracht hebben we voor je mogen oppakken?

Begeleiding sollicitatieprocedure Supply Chain Planner

Zou u dit bedrijf aanbevelen? Ja

, USP Group

8/10
29/04/2025

De samenwerking met Eqib heb ik als heel prettig ervaren. Ze gaan grondig te werk en willen echt begrijpen wie wij als organisatie zijn en welke kandidaat het beste bij ons past. Daarnaast hebben ze goed doorgevraagd over de inhoud van de functie en welke competenties daar belangrijk bij zijn. De communicatie is altijd op een open en fijne manier verlopen. Zodra de kandidaat bij ons in dienst kwam zijn er meerdere momenten geweest waarop er even werd geïnformeerd over hoe het gaat. Daarin maken ze echt een verschil.

Welke opdracht hebben we voor je mogen oppakken?

Werving Junior Productmanager

Zou u dit bedrijf aanbevelen? Ja

Pim

10/10
26/08/2025

De samenwerking was prettig. Ik heb het contact met Eqib als soepel ervaren.

Welke opdracht hebben we voor je mogen oppakken?

De zoektocht naar mijn nieuwe baan.

Zou u dit bedrijf aanbevelen? Ja

Hamza Alkhedr, Veniliadecor B.V.

10/10
08/05/2024

Ik ben via LinkedIn in contact gekomen met Eqib en de samenwerking was perfect. Ik ben tevreden met het eindresultaat omdat ze altijd achter je staan.

Welke opdracht hebben we voor je mogen oppakken?

Jullie hebben voor mij de opdracht opgepakt om als IT-supportmedewerker te gaan werken bij VeniliaDecor.

Zou u dit bedrijf aanbevelen? Ja

Interessante artikelen