Reboarding

Reboarding, het is net als Strategische Personeelsplanning en Leiderschap één van de meest genoemde HR termen sinds COVID-19. Mensen weten dat het belangrijk is en dat het juist nu “hot-topic” is. Maar wat is het nou precies? En hoe ziet dit er dan uit in de organisatie? Dat is voor veel organisaties nog lastig te beantwoorden. Dit maakte mij nieuwsgierig!

Vanuit mijn rol als HR Business Partner zit ik bij veel organisaties aan tafel om te onderzoeken:

• Waar ze nu staan,
• Waar ze naartoe willen,
• En welke uitdagingen en HR-speerpunten hierbij (kunnen) komen kijken.

Reboarding komt hierbij steeds meer ter sprake, maar wordt verschillend uitgelegd en aangepakt. Het grappige is dat “Reboarding” vóór COVID-19 al wel bestond, maar het nu pas een grote rol is gaan spelen. Voorheen werd het veelal in transitie- en verandertrajecten gebruikt, voor het meenemen van medewerkers in de verandering en de nieuwe situatie. Nu COVID-19 een onderdeel is geworden van de samenleving, zijn veiligheid en gezondheid een (nog) grotere rol gaan spelen. Én is Reboarding niet meer weg te denken.

Reboarding = de onboarding van huidige medewerkers, gericht op het begeleiden en faciliteren in de verandering en de nieuwe situatie.

Vanuit mijn oogpunt gaat het hier vooral om het opnieuw verbinden óf verbonden houden van medewerkers, ook op afstand, bekeken vanuit de mens in de organisatie. Het wordt nu veel gebruikt om de medewerkers, die weer op kantoor gaan werken, te ontvangen en ze ópnieuw de verbinding te laten voelen met het bedrijf.

De basis
Na veel gesprekken met organisaties en met mijn achtergrond in de psychologie, heb ik een visie ontwikkeld op Reboarding. Deze visie kan per organisatie verschillen, maar hierin zijn wel een aantal hoofdlijnen te zien aangezien het altijd om de mens gaat binnen de organisatie.

Mijn overtuiging:
Organisaties die luisteren naar feedback en ideeën van medewerkers, presteren beter.

Onderstaande onderwerpen vormen hierbij de basis:

• Verbinding

De mens is sociaal ingesteld en wil zich dan ook graag onderdeel voelen van een geheel. Verbondenheid en het kunnen identificeren met een bepaalde groep, zorgt ervoor dat mensen gaan werken als een team en voor het gemeenschappelijke doel gaan. Vertrouwen, betrokkenheid en invloed spelen hierbij een grote rol. Juist in tijden van intensieve verandering wil je er niet alleen voor staan. Je zit met z’n allen in hetzelfde schuitje en wil daar samen het beste van maken. Bij een goede Reboarding zal dan ook ingespeeld moeten worden op het uitdragen en voelen van deze verbinding. In mijn ogen dan ook één van de grootste motivatoren van mensen om iets wel of niet te doen!

• Aandacht

Mensen willen en moeten gezien worden, ook als individu. Ze willen ertoe doen. Volgens mij is en blijft het daarom van belang om te laten merken dat ze worden gezien binnen de organisatie. Zowél hun mening, emoties als behoeften. Aandacht geven, aanhoren en meenemen in de veranderingen zorgt voor inzicht in de situatie en het kunnen meedenken.
Denk bijvoorbeeld aan een vraagstuk als: Hoe blijf je als organisatie relevant in tijden van crisis (bijvoorbeeld COVID-19)? Door mensen de vrijheid/kans te geven om input te leveren waar ook iets mee gedaan wordt, geloof ik dat deze “aandacht” de verbinding sterker maakt. Dit maakt ook dat er samengewerkt kan worden naar een gemeenschappelijk doel, de veel genoemde “stip op de horizon”. Dit resulteert in vertrouwen in de toekomst. 

• Innovatie

Uiteraard is innovatie en technologie onmisbaar als het gaat om werken op afstand en dit zo efficiënt mogelijk te doen. Grappig om te zien dat het Nieuwe Werken (HNW), wat veel overeenkomsten heeft met onze huidige nieuwe manier van werken, in 2005 geïntroduceerd is door Microsoft. In de afgelopen 15 jaar zijn er slechts enkele bedrijven die dit daadwerkelijk hebben geïntegreerd, maar waren er vooral veel organisaties die hier niet in geloofden of de noodzaak niet inzagen. Nu, dankzij COVID-19, is dit in slechts enkele weken tijd volledig geïntegreerd en zie je dat zowel organisaties als de mensen in staat zijn grote veranderingen aan te kunnen als het écht moet.

• Bedrijfscultuur en ontwikkeling

De bedrijfscultuur is leidend in verandering en Reboarding. Hoe meer openheid en transparantie, hoe makkelijker mensen de verbinding voelen en aanhaken. Eén van de basisprincipes van een bedrijfscultuur is de interne communicatie. Goede communicatie is altijd van belang, maar bij verandering helemaal. Denk ook aan eenduidige communicatie en afspraken over bijvoorbeeld bereikbaarheid. Inzicht geven, mensen meenemen en draagvlak creëren moet ervoor zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan en er richting het gemeenschappelijke doel gewerkt kan worden. Ook duidelijkheid in de nieuwe rollen en visie en hoe hierin te ontwikkelen is erg belangrijk. Niet verder kunnen ontwikkelen is een belangrijke motivatie om een andere baan te zoeken.

Oké.. en nu?
Bij Reboarding draait het erom de medewerkers opnieuw te betrekken bij de organisatie en de nieuwe situatie. De verbinding herstellen, mocht deze verminderd of verbroken zijn. Ze moeten de verbinding weer voelen en vertrouwen krijgen in de nieuwe visie van de organisatie, of dat nou op afstand is of op kantoor. Herstel de verbinding door ze mee te nemen in de situatie, te horen hoe zij er zelf in zitten en duidelijk te laten voelen dat iedereen nodig is. Iedereen heeft zijn/haar eigen verantwoordelijkheid en dit is nodig om samen richting de toekomst te bouwen. Aandacht voor de mensen en hun ambitie, begrip voor hun gevoel en persoonlijke situatie, verwachtingen managen en doelgericht te werk gaan. Moedig hierbij ook aan om elkaar regelmatig op een informele manier te zien, bijvoorbeeld een virtueel koffiemoment, lunch of vrijmibo.

De directie en het MT zijn verantwoordelijk voor een duidelijke visie en het uitzetten van hoofdlijnen, de stip op de horizon. HR kan de handvaten bieden en de leidinggevenden stimuleren. Zij hebben de sleutelpositie om hun team “onboard” te krijgen, mee te nemen in de nieuwe realiteit en hoe dit wordt aangepakt, hun verwachtingen te managen en ze te helpen om tijdens én na deze transformatie succesvol te blijven.

De nieuwe visie en werkwijze kan heel anders zijn dan in de situatie vóór COVID-19. Dus is het van belang te weten hoe de nieuwe rollen eruit zien én of de leidinggevenden over de juiste skills en competenties beschikken om aan de behoefte van hun medewerkers te kunnen voldoen. Vandaar de grote vraag naar Strategische Personeelsplanning. Goed, persoonlijk en effectief leiderschap is belangrijker dan ooit tevoren! Ook de medewerkers zullen moeten meebewegen richting hun nieuwe rol en hierin kunnen ontwikkelen.