Jouw sollicitatie en CV worden doorgenomen
Binnen 5 werkdagen ontvang je van ons een reactie op je sollicitatie.
Management Assistent
Jouw rol als Management Assistent
Als Management Assistent van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) ondersteun je samen met je directe collega het faculteitsbestuur en de Directeur Bedrijfsvoering. Je combineert klassiek secretariaat, zoals agendabeheer en correspondentie, met een bredere rol in bestuurlijke processen, interne communicatie en het zorgvuldig begeleiden van promoties en benoemingen.
Wat jouw nieuwe werkgever jou biedt:
- Salaris tussen €3057-3.985 o.b.v. een 38-urige werkweek (conform schaal 7 van CAO Nederlandse Universiteiten)
- Ruime verlofregeling: bij een fulltime dienstverband (40 uur) kun je jaarlijks 328 verlofuren opnemen (dit zijn 41 vakantiedagen incl. verplichte vrije dagen)
- Eindejaarsuitkering van 8,3%
- Deelname aan het ABP-pensioenfonds
- Ruimte voor eigen ideeën, initiatief en professionele ontwikkeling
- Gratis sportfaciliteiten op de campus
Wat breng jij mee?
- MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële richting
- Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
- Vaardigheid met Microsoft Office en interesse in het gebruik van AI in werkprocessen
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
Wat ga jij doen?
Samen met je directe collega, die dezelfde functie vervult binnen de faculteit, zorg je voor overzicht en continuïteit binnen een omgeving met veel dossiers, afspraken en betrokkenen. Jullie zijn het eerste aanspreekpunt richting het Faculteitsbestuur en ondersteunen hen in de dagelijkse praktijk. Je schakelt snel, ook in onverwachte situaties, denkt vooruit en werkt zelfstandig, zorgvuldig en accuraat.
Verder ben je verantwoordelijk voor:
- Overzicht houden in de veelheid aan dossiers en afspraken binnen het Faculteitsbureau.
- Agendabeheer voor de Directeur Bedrijfsvoering en, waar nodig, voor de hoofden van Human Resource, Business Control en Financiën.
- Afhandelen van telefoonverkeer en in- en uitgaande correspondentie.
- Beheren en bijhouden van actielijsten naar aanleiding van vergaderingen.
- Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, symposia en conferenties.
- Bijdragen aan de interne communicatie, onder andere door het opstellen van berichtgevingen en het bijhouden van de facultaire website voor medewerkers.
- Ondersteunen van het proces rondom promoties en hoogleraar benoemingen, in nauwe samenwerking met de decaan.
- Signaleren van verbeteringen en het doorvoeren van procesoptimalisaties.
- Afhankelijk van jouw interesse en beschikbaarheid kun je ook bijdragen aan projecten, variërend van kortlopende activiteiten tot meerjarige trajecten.
Bij afwezigheid nemen jij en je directe collega werkzaamheden voor elkaar waar, zoals het notuleren tijdens vergaderingen.
Over jouw nieuwe werkgever & collega's
De Universiteit Twente (UT) bestaat uit vijf faculteiten. In totaal werken er circa 3.800 medewerkers en volgen ongeveer 12.000 studenten onderwijs aan de UT. De faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) is één van de grootste faculteiten, met ongeveer 700 medewerkers en circa 3.000 studenten.
In deze functie kom je te werken binnen het faculteitsbureau van EEMCS, waar de ondersteuning van het Faculteitsbestuur is georganiseerd. Het Faculteitsbureau vormt het centrale punt waar bestuurlijke processen, besluitvorming en dagelijkse ondersteuning samenkomen. De cultuur binnen deze faculteit is informeel en professioneel, met korte lijnen en veel onderling contact.
Als Management Assistent werk je nauw samen met het Faculteitsbestuur, de Directeur Bedrijfsvoering, de Beleidsondersteuner en heb je contact met Management Assistentes van andere faculteiten binnen de UT. Daarnaast vorm je samen met je directe collega een vast duo binnen de ondersteuning. Binnen dit team is er ruimte om initiatief te nemen en verantwoordelijkheid te pakken. Je krijgt vertrouwen in hoe je je werk organiseert en hebt zicht op wat er binnen de faculteit speelt.
