Office Manager

Ben jij iemand die bij een verzoek meteen denkt: ik regel het? Als Office Manager bij ADS werk je dicht tegen de directie aan. Jij plant afspraken, bewaakt acties en zorgt dat organisatorische zaken daadwerkelijk worden geregeld. Het zwaartepunt ligt op het zelfstandig ontzorgen van de directieleden. Je brengt structuur aan, denkt vooruit en pakt zaken van A tot Z op. Kortom: jij bent een echte regelaar op wie de directie kan vertrouwen.

Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Geen traditionele rol waarin kantoorbeheer centraal staat, maar een zelfstandige positie dicht tegen de directie aan. Je schakelt tussen complex agendabeheer, het organiseren van afspraken, het bewaken van acties en organisatorische werkzaamheden. Daarbij denk je vooruit, stel je prioriteiten en regel je zaken zoveel mogelijk zelfstandig. Je houdt overzicht en koppelt duidelijk terug over de voortgang.

Jouw concrete werkzaamheden als Office Manager

• Beheren en coördineren van de agenda’s van de directieleden. Specifiek de agenda’s van de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur, waarbij je prioriteiten bewaakt en dubbelingen of knelpunten zelfstandig oplost
• In samenspraak met je collega directiesecretaresse bewaking en coördinatie van de agenda’s van de overige directieleden
• Organiseren en coördineren van interne en externe vergaderingen en afspraken, onder andere met klanten, partners en andere externe partijen
• Vastleggen, bewaken en opvolgen van acties en afspraken en proactief terugkoppelen over de voortgang
• Organiseren en coördineren van interne bijeenkomsten en werknemersvergaderingen
• Ondersteunen bij de organisatie van interne evenementen, zoals borrels, personeelsactiviteiten en de zomer-BBQ
• Ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische projecten, waaronder de toekomstige huisvesting, en waar nodig notuleren bij vergaderingen