Boarding now!

Een blog over onboarding

Kun jij nog je eerste werkdag herinneren? Het zoeken naar de koffieautomaat en de toiletten, een bureau krijgen zonder werkende telefoon en het onnodig meenemen van je eigen lunch op vrijdag omdat je niet wist dat er broodjes worden besteld door de baas. Of heb jij je eerste week heel anders ervaren? En zijn jou alle ins en outs al op je eerste werkdag verteld? Van vaste plekken in de kantine, een vooraf ingestelde ready to go laptop en alle details en do’s en don’ts van de vrijdagmiddagborrel. Een eerste indruk is belangrijk en blijft een nieuwe medewerker zijn leven lang bij. Een goede eerste indruk creëert een goed gevoel en een band met een bedrijf en collega’s. Het onboarding traject is hierbij van groot belang en gaat verder dan alleen de eerste dag of week. Maar hoe pak je een onboarding traject aan? En welke mogelijkheden zijn er als alles zoveel mogelijk online moet gebeuren? 

Wat is onboarding? 

Onboarding is een combinatie van introductieactiviteiten. Het proces betreft de eerste honderd werkdagen van een nieuwe medewerker. Het doel van onboarding is dat de werknemer zijn of haar rol binnen de organisatie zo effectief mogelijk kan vervullen. Elke nieuwe ervaring van een nieuwe werknemer bij een organisatie heeft invloed op zijn of haar succes en het zorgt voor het kweken van betrokkenheid en interesse in de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Deze ervaringen kunnen zowel gepland als ongepland zijn. 

Waarom onboarding? | voordelen en effecten 

Voor werknemers is het erg prettig om goed ingewerkt te worden. Hierdoor zijn ze namelijk al snel bekend met het bedrijf, de bedrijfsdoelen, de collega’s en de manier van werken. Door direct een sterk netwerk op te bouwen, weet de werknemer waar hij of zij moet zijn voor vragen of om zaken te regelen. Door hier snel aan te wennen, kan de focus worden gelegd op wat er echt belangrijk is, namelijk het werk zelf.  

Een goede begeleiding of onboarding brengt diverse voordelen met zich mee: 

• Het helpt medewerkers bij het wegwijs maken in de organisatie. Bijvoorbeeld het aanwijzen van de toiletten, vertellen hoe de lunch eraan toegaat of uitleggen hoe de automaat werkt. Zo voelt een werknemer zich eerder thuis en op zijn/haar plek. 
• Het geeft een boost aan de betrokkenheid van nieuwe werknemers. Zij voelen zich welkom, trots en gewaardeerd. 
• Het helpt bij verwachtingsmanagement. Wat wordt er van de nieuwe medewerker verwacht en wat mag hij/zij van de organisatie verwachten? 
• Het kan een bijdrage leveren aan cultuurveranderingstrajecten. Nieuwe werknemers zijn nog blanco en zullen door een goed onboarding traject eerder het gewenste gedrag vertonen dat de organisatie wil zien. 
• Het zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer sneller ingewerkt is en efficiënt en effectief inzetbaar is, omdat hij/zij niet zelf het wiel hoeft uit te vinden. Goed ingewerkte medewerkers zijn productiever en dragen daarmee bij aan het rendement van een organisatie (Kluijtmans & Kampermann, 2017). 

Onze eigen ervaring 

Sinds dit voorjaar werken wij (Jade, Ilse Anna en Sanne) als stagiaires bij Eqib. Toen wij hier startten kregen wij een gepersonaliseerd onboarding programma, waarin de systemen en procedures duidelijk één voor één worden behandeld. Zo leerden we snel en duidelijk omgaan met de Recruitment Software, LinkedIn en wordt ons uitgelegd wat de procedures zijn. Op de eerste werkdag is onze computer voorgeprogrammeerd, werkt ons e-mailadres en telefoonnummer en hebben we inzage in de agenda’s van al onze collega’s. Zo kunnen we binnen twee weken tot een maand ook zelfstandig aan de slag. Dit is voor zowel de werknemer als de werkgever prettig. Want zodra een werknemer zelfstandig aan de slag kan, krijgt de leidinggevende een beeld van zijn of haar potentie. 

Dat het niet vanzelfsprekend is dat de werkplek in orde is ten tijde van de eerste werkdag, wordt al snel duidelijk als we de studies erbij pakken. Hieruit blijkt dat bij slechts 1 op de 3 werknemers de werkplek gereed is. Maar niet alleen deze cijfers laten zien dat er nog genoeg werk aan de winkel is wat betreft onboarding. Slechts 35% van de medewerkers voelt zich namelijk helemaal opgenomen in het team en maar liefst 28% weet niet bij wie ze terecht kunnen met vragen (Employee journey experience rapport, n.d.). Dat het onboarding traject nog niet altijd het gewenste resultaat heeft, is dus wel duidelijk. Bij 40% van de ondervraagden bleek zelfs dat er helemaal geen onboarding programma aanwezig was (Employee journey experience rapport, n.d.).  

Onboarding in de praktijk 

Maar hoe pak je een goed onboarding traject aan? Door een paar voorbeelden te geven uit de praktijk laten wij zien hoe je het onboarden met simpele aanpassingen succesvoller kan maken. 

Het bedrijf Google wordt bijvoorbeeld gezien als de derde beste werkgever van de Verenigde Staten. Ook hun onboardingsproces is net even anders en daarom interessant. Zo stuurt de wervingsmanager één dag voordat een nieuwe werknemer begint een email met daarin vijf kleine taken die belangrijk zijn naar de betreffende manager. 

1. Het hebben van een discussie over rollen en verantwoordelijkheden;  

2. Het matchen van de nieuwe werknemer aan een maatje (peer buddy);  

3. Het helpen van de nieuwe medewerker aan het bouwen van een sociaal netwerk;  

4. Het opzetten van een onboarding check-in één keer per maand zes maanden lang;  

5. Het stimuleren van een open dialoog.  

Doordat managers deze email één dag van tevoren ontvangen (en dus net op tijd), kunnen zij dit makkelijker onthouden. Dit zorgt ervoor dat de kans groter is dat ze het traject ook correct uitvoeren. Doordat deze email specifiek naar de manager wordt gestuurd die verantwoordelijk is voor het inwerken van de nieuwe medewerker, voelt deze zich direct betrokken om het onboarding proces te laten slagen. Deze kleine verandering zorgt voor een gevoel van urgentie en verantwoordelijkheid. Hierdoor zijn de onboardingsresulaten bij Google met 25% verbeterd (Ben Mulholland, 2018). 

Een ander voorbeeld is Tony’s Chocolonely waar elke nieuwe medewerker een strippenkaart krijgt met daarop de namen van zeven collega’s. Het gaat om collega’s waar de komende tijd niet vaak mee wordt samengewerkt zodat je ook die leert kennen en begrijpt wat zij doen voor de organisatie. De nieuwe werknemer plant onder begeleiding van een buddy lunches met deze werknemers om ze beter te leren kennen. 

Tips voor (online) onboarden 

In deze (online) tijd ziet het onboarding traject er natuurlijk net even iets anders uit. Het schudden van handen en het geven van een live presentatie terwijl je naast je nieuwe collega staat of zit, is nu even niet mogelijk. Maar hoe richt je het onboarding proces in als iedereen vanuit huis werkt, en welke mogelijkheden heb je? Wij laten met een aantal praktische tips zien hoe je dit in kunt richten: 

• Bereid de komst van de nieuwe medewerker goed voor. Zorg voor een werkplek, computer, telefoon, een e-mailaccount en sleutel of toegangspas. Informeer ook de collega’s over de komst. Zo voelt de werknemer zich welkom en kan hij/zij zonder problemen beginnen aan de dag. Nu alles online gaat is toegang tot de company schijf en de juiste wachtwoorden nog meer van belang. 
• Op de eerste werkdag is het handig om te starten met een videocall met de leidinggevende of manager. Aan het einde van het gesprek kunnen toekomstige calls meteen worden ingepland, bijvoorbeeld 1 à 2 keer per week. Door de afspraak meteen te bevestigen, is er elke week voldoende ruimte vrij geroosterd voor de nieuwe werknemer en wordt deze niet vergeten. 
• Tijdens het eerste gesprek kunnen meteen de verwachtingen van beide kanten worden uitgesproken. Dit voorkomt teleurstelling later in het proces. 
• Het inzetten van een buddysysteem. Een collega met dezelfde functie of op dezelfde afdeling die al enige tijd bij het bedrijf werkt, wordt gekoppeld aan de nieuwe werknemer. De buddy helpt de nieuwe werknemer door de eerste paar weken en is het aanspreekpunt voor vragen. Via videobellen kan de buddy op de hoogte blijven en helpen met vragen over diverse onderwerpen. Er kunnen ook twee of meerdere buddy’s worden ingezet om de nieuwe werknemer te begeleiden. 
• Een collega of de buddy informeert de nieuwe werknemer over de informele regels. Is het bijvoorbeeld de bedoeling dat er in de chat een vraag wordt gesteld of wordt dit niet gewaardeerd? En is er elke vrijdag een vrijdagmiddagborrel? Deze zaken kunnen niet op de werkvloer worden opgepikt dus het is handig om de werknemer hierover in te lichten. 
• Creatieve oplossingen om de collega’s te leren kennen kan in de vorm van een digitaal smoelenboek of een welkom video waarin alle collega’s een klein woordje zeggen.
• Werkgerelateerde informatie, zoals uitleg over werken met de systemen, kan in fysieke vorm aan de nieuwe werknemer worden gegeven. Zo heeft de werknemer meteen alles bij de hand.  
• Werkgerelateerde informatie kan naast fysiek ook het beste digitaal beschikbaar zijn. Zorg dat alle informatie tijdens het onboarding traject op één plek te vinden is. Maak het makkelijk en overzichtelijk. Zorg ook dat er inloggegevens, een interne telefoon- en maillijst worden gedeeld zodat de werknemer meteen van start kan. 
• Een onboarding programma uitschrijven met details over de eerst dag, de eerste 9 dagen en de eerste 30 dagen helpt het onboarding traject in kaart te brengen. Hierin kunnen afspraken staan om bekend te worden met de systemen, maar ook met taken en verwachtingen. Bijvoorbeeld grafisch weergegeven als een routekaart om het proces overzichtelijk en luchtig te houden. 
• Maak gebruik van een ander medium om de boodschap over te brengen. Stel bijvoorbeeld het bedrijf en de collega’s voor in een video. Of geef een live online tour door het gebouw. Zo breng je meteen de cultuur van het bedrijf over en voelt de nieuwe werknemer zich al meer bekend bij het bedrijf. Je kunt ook een introductiefilmpje maken over het systeem en deze delen met alle nieuwe werknemers.  
• Voor werknemers uit het team ligt er ook een rol. Zij zijn namelijk deels verantwoordelijk voor het betrekken van de nieuwe werknemer bij de organisatie. Plan dus een koffiegesprek van een half uur om kennis te maken en peil af en toe hoe het gaat. 
• Vergeet ook niet het onboardingsproces te evalueren. Vraag relatief nieuwe medewerkers hoe zij dit proces ervaren hebben. Zijn er punten waar je als bedrijf van kan leren of dingen die aangepast en geoptimaliseerd kunnen worden in het proces?

Wees creatief! Zoals je ziet kan onboarding op vele manieren worden ingericht. Probeer een geschikte manier te vinden die bij jouw bedrijf past. 

Met welke van deze bovenstaande tips ga jij verder aan de slag? 

 
Bronvermelding 

Ben Mulholland, B. (2018, 3 augustus). Why Google’s Onboarding Process Works 25% Better Than Everyone Else’s | Process Street | Checklist, Workflow and SOP Software. Geraadpleegd op 19 mei 2020, van https://www.process.st/onboarding-process/  

Kluijtmans, F. Kampermann, A. (2017). Leerboek HRM (3e druk). Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. 

Verhoeven, A. (2015). Onboarding (1ste editie). Den Haag, Nederland: Boom Lemma. 

Employee journey experience rapport. (n.d.).