Digitaal vergaderen

Nu veel mensen vanuit huis aan het werk zijn kan digitaal vergaderen dé oplossing zijn om toch met elkaar te blijven overleggen. Want de grootste uitdaging als iedereen thuis werkt is wel om onderling een goede binding te houden en in gesprek te blijven! Daarom zijn wij op zoek gegaan naar handige tools om dit te ondersteunen en geven we je een aantal tips om zo efficiënt mogelijk digitaal te vergaderen.

Uit onderzoek is gebleken dat het digitaal vergaderen op het moment niet alleen een nood is, maar zeker ook een deugd! Zo blijkt dat deelnemers in een digitale vergadering vaak sneller to-the-point komen. Daarnaast kun je samen ook direct in de digitale vergadernotities kijken en werken. Dus staar je zeker niet blind op het gemis van mensen ‘live’ te zien, maar kijk ook naar de kansen die deze manier van vergaderen biedt!

Een tool die wij bij Eqib veel gebruiken is Microsoft Teams. Hierin kun je uitstekend met veel mensen vergaderen, documenten delen en samen bewerken. Daarnaast kun je tijdens de vergadering ook chatten, je scherm en links delen waardoor je je voorbeelden ook nog beter kunt uitleggen.

Andere tools die wij gebruiken zijn ‘good old’ Skype (deze behoeft niet veel uitleg neem ik toch aan?), Whatsapp videocalls & Facetime voor 1 op 1 overleggen. Heb jij nog goede tips voor andere tools? We horen het graag!

Tips voor Digitaal vergaderen:

• Bereid je omgeving voor. Al zijn het je collega’s en weet iedereen dat je vanuit huis werkt, het werkt het prettigst als je in een omgeving zit met weinig afleiding op de achtergrond.
• Hou rekening met het licht. Zorg dat het licht in je gezicht straalt en niet van achteren. Anders zien je collega’s alleen je silhouet. Al kan dat natuurlijk ook van pas komen als je eigenlijk de vergadering was vergeten en je nog in je pyjama zit ????.
• Zorg voor een goede internetverbinding en check deze voordat de vergadering begint.
• Wees je ook bewust van je huisgenoten die ook gebruik maken van de internet verbinding. Een druk bezette verbinding kan zorgen voor onstabiele kwaliteit van je videocall.
• Zorg voor goede audio. Gebruik het liefst een headset om ruis te verminderen (zeker als je thuis werkt met kinderen is dit een must!).
• Wees op tijd! Net als dat het vervelend is om op een collega te moeten wachten als je in een normale vergadering zit, is dit ook vervelend op de digitale weg.
• Schrijf de notulen van de vergadering direct mee in een digitaal document. Dan kan iedereen dit inzien en opmerkingen erbij zetten (in de chat, niet in het document om het overzichtelijk te houden!).
• Luister goed naar elkaar en laat elkaar uitspreken. Juist in videocalls is dit nog belangrijker dan in normale vergaderingen. En merk je dat één collega er niet tussen komt? Help elkaar!
• Gebruik jullie digitale vergadering ook om elkaar weer even te spreken over de koetjes en de kalfjes. Dat low-key contact tussen collega’s is waarschijnlijk iets wat iedereen op het moment mist en dit is voor de relatie tussen collega’s onderling juist heel belangrijk! (uiteraard met mate, deze blog is geen excuus om een uur langer in vergadering te zitten   ???? )