Een vliegende start met AFAS Onboarding

Bij de indiensttreding van je medewerkers komt veel kijken. Je geeft ze natuurlijk een warm welkom en zorgt voor alle faciliteiten en omstandigheden zodat ze een vliegende start kunnen maken. Je hebt echter ook een hoop gegevens nodig vóór de eerste werkdag en die vraag je liever niet per e-mail op. Om dit te stroomlijnen en te automatiseren kun je in veel gevallen gebruik maken van je personeelsinformatiesysteem.

Maakt je organisatie gebruik van AFAS, dan heb je waarschijnlijk wel gehoord dat AFAS een nieuw indiensttredingsproces heeft geïntroduceerd in de zomer van 2024: Onboarding.

Onboarding gaat de workflows voor (her)indienst en sollicitant indienst vervangen in de zomer van 2025. Mocht jouw organisatie nog niet aan de slag zijn gegaan met de inrichting van Onboarding dan adviseren we je om hier nu wel mee te starten. Overstappen op Onboarding is niet alleen noodzakelijk indien je gebruik maakt van InSite, maar ook een mooie kans!

Om daar meer over te weten gingen wij in gesprek met Priscilla Wiersma van Athena Business Support.

Automatching

De mooiste elementen vind ik de automatching, de checklist en dat de leidinggevende meer wordt ontzorgt in het proces. Daar vertel ik je graag meer over.

Misschien herken je deze situatie wel; je meldt je nieuwe medewerker indienst, je bent de hele workflow door en je krijgt de melding dat er al een gebruiker bestaat met dit emailadres. Zou fijn zijn geweest als je dit eerder had geweten zodat je had kunnen kiezen voor her-indienst of voor sollicitant indienst. Dit is nu opgelost dankzij automatching.

Automatching checkt – door een aantal gegevens in te voeren – of de persoon al ergens in je omgeving voorkomt. Je krijgt dan direct een melding en kunt de bestaande persoon kiezen. De bekende gegevens worden dan aangevuld en je kunt verder met de Onboarding. Groot voordeel: je hebt de BSN niet persé nodig om deze check te doen!

Minder stappen

Bij Onboarding vult de leidinggevende, naast enkele persoonsgegevens, de contractgegevens in zoals de begindatum, de functie en het salaris. Het is nu mogelijk om met veel minder persoonsgegevens te starten. Dus niet meer wachten tot de nieuwe medewerker zijn gegevens heeft aangeleverd voordat je als leidinggevende verder kunt!

Daarnaast hoeft de leidinggevende of HR niet zelf te checken of alle gegevens al binnen zijn: dit kun je vanaf nu eenvoudig inrichten door te kiezen voor verplichte taken. Je maakt bijvoorbeeld het ID-bewijs, de persoonsgegevens en de opgaaf van de loonheffingskorting verplicht. Deze taken bundel je in een draaiboek. Door deze taken is het voor de sollicitant ook overzichtelijker om te zien wat er van hem of haar wordt verwacht en de aangeleverde documenten en gegevens worden op de juiste plaats in het personeelsdossier gezet.

Meer automatisering

Zijn al die verplichte taken aangeleverd? Dan zorgt de Onboarding workflow er automatisch voor dat de arbeidsovereenkomst wordt gemaakt en krijgt HR een taak dat deze – en de aangeleverde gegevens – gecontroleerd kunnen worden. Is alles goed aangeleverd? Dan gaat de workflow verder naar de sollicitant en krijgt hij een e-mail dat de arbeidsovereenkomst klaarstaat voor digitale ondertekening. De leidinggevende kan vervolgens nog een ter info ontvangen zodat hij de nieuwe medewerker kan informeren over (de aanloop naar) de eerste werkdag.

De checklist

Wil je als leidinggevende of HR tussentijds weten of de sollicitant wel aan de slag is gegaan met het aanleveren van de gegevens? Dan zit er een ingebouwde checklist in de workflow om dat te controleren. Duurt het te lang? Dan ontvangt de sollicitant automatisch een herinnering of activeer je de herinnering op een eerder moment.

Benodigde gegevens op basis van de functie

De meeste organisaties maken gebruik van verschillende indienstprocessen (profielen) per type contract zoals vaste medewerker, oproeper of stagiair. Met Onboarding is het nu ook mogelijk om per type functie een (aanvullend) functiegericht draaiboek te laten starten. Bij bepaalde functies vraag je dan bijvoorbeeld de BIG-registratie, de AGB-code of de SKJ-registratie op. En misschien wil je bij een aantal functies de aanlevering van diploma’s verplicht maken en voor andere weer niet.

In fases

Goed om te weten is dat het niet noodzakelijk is om direct gebruik te maken van alle functionaliteiten van Onboarding maar dat je ook over kunt stappen in fases. Het is in ieder geval nodig om de workflow voor indienst te vervangen door Onboarding. Je kunt het draaiboek en de taken voor de sollicitant ook later inrichten.

Wil je meer weten?

Op de website en help pagina’s van AFAS kun je meer informatie vinden. Ben je nieuwsgierig hoe je Onboarding voor jouw organisatie kunt laten werken of kun je wel wat hulp gebruiken? Op 30 januari organiseren we een kennissessie over dit onderwerp in samenwerking met Athena Business Support. Meer weten over dit event? Kijk dan op: https://eqib.nl/kennis-databank/inspivents/
En meld je aan, er is beperkt plek!